Anmälning och avanmälning
Inför varje evenemang som kåren ordnar finns det en sista anmälningsdag. Orsaken till detta är självklart att de som ordnar evenemanget skall ha tillräckligt med tid för att förbereda de nödvändiga resurserna såsom mat, transport, antal ledare på plats, materialanskaffning för olika övningspass, sovplatser o.s.v. I samband med anmälningen ber vi om målsmans kontaktuppgifter under evenemanget, samt om uppgifter om eventuella matallergier, sjukdomar samt övrigt som ledaren bör vara medveten om.
Vi vill gärna att våra medlemmar skall delta i våra utflykter och förläggningar, därför är det ofta möjligt att göra en efteranmälan, det vill säga att anmäla sig efter att anmälningstiden tagit slut. Då begär vi vanligtvis en högre deltagaravgift eftersom en efteranmälan kan innebära att vi på nytt måste åka och köpa material, något som medför högre kostnader för oss.
Det händer ganska ofta att en scout som är anmäld till ett evenemang avanmäler sig i sista stund, eller ännu värre, bara låter bli att dyka upp. För oss ledare känns det här oerhört frustrerande av flere orsaker:
- Det påverkar gruppen som helhet väldigt mycket om endast en del av gruppen är på plats. Oberoende av hur bra programmet är, eller hur engagerad ledaren är, så är det svårt att bortse från det faktum att barnen påverkas av att någon som ännu föregående möte sade att den kommer inte sen heller är på plats.
- Vi handlar mat och övrigt material enligt de uppgifter som vi har efter att anmälningstiden har tagit slut. Det har flera gånger hänt att vi har haft stora mängder överlopps mat som har blivit bortslängd därför att anmälda deltagare har avanmält sig i sista stund. Det här blir både dyrt och oekologiskt.
- Vi scoutledare ställer upp helt gratis, på vår egen fritid, för att dra scoutverksamhet för andras barn. Det känns som en oerhörd nonchalans för vårt arbete att i sista minuten få veta att flera scouter faller bort och arbetet var till ingen nytta.
Självklart händer det att scouten av tvingande skäl är tvungen att avanmäla sig, han har kanske blivit sjuk, eller något har hänt i familjen. I dylika fall är det viktigt att genast meddela den ansvariga ledaren om den förändrade situationen. Om deltagaren kan påvisa att avanmälningen berodde på sjukdom eller dylika omständigheter brukar deltagaren få deltagaravgiften tillbaka. I övriga fall har vi i kåren som regel att ingen deltagaravgift behöver betalas om avanmälningen sker minst två veckor före evenemanget, efter det betalas halva avgiften vid annullering. För deltagare som avanmäler sig mindre än fem dagar före evenemanget utan en giltig orsak såsom sjukdom, samt för anmälda deltagare som inte dyker upp avkrävs hela deltagaravgiften.
